临床医学院2019年06月授位在职研究生：

现将临床医学院2019年06月授位在职研究生学位档案归档及学位证领取工作安排如下，请各培养单位及申请学位个人按照“规范学位档案整理、完整报送学位档案后方可领取学位证的原则”按时、按要求完成。

一、《研究生管理系统》中有关信息录入：

      学生登陆并完成《研究生管理系统》中学位档案相关信息录入：登陆《研究生管理系统》（http://www.gradms.sdu.edu.cn/login）选择“档案管理/学位档案管理/填写卷内目录”菜单，进入卷内目录填写界面。

填写数据要求如下： （形成时间为当时填写此材料的时间）

例：

注意以下几点：

（1）页面中如显示灰色部分为系统自动生成，学生不能更改。

（2）形成时间格式为YYYY,MM，份数、页数为数字格式；份数是指同一种类型的材料有几份；页数是指同一种类型的材料一共有多少页(单面为1页，双面如果都有内容为2页)，如：论文答辩表决票5份，每份1页，那么份数填5 ，页数应该填5 ；论文页数填写论文总页数。

（3）信息填写完毕后，点击提交按钮。

（4）表决票的粘贴方法如图：左对齐粘在一张A4白纸上,阶梯排列露出红章。每张右下角标流水号。

二、打印学位档案和卷内目录并依照目录整理档案

研究生管理系统内选择“档案管理/学位档案管理/填写卷内目录”菜单，点击“打印”按钮，打印卷内目录。然后，根据打印出的卷内目录进行学位档案纸质实体的整理工作。注意：系统卷内目录没有“成绩单”一项，但学位档案中必须将成绩单归入，请每位学生归入一份成绩单（盖有研究生院公章），页码编为学位档案的最后一页即可。

（一）归档材料报送内容及要求：

1、学位档案材料1份，归档学位论文1本（线装本，论文另附，不用装订在卷中）， 论文侧面下方“山东大学”下面用碳素笔写上自己的名字。

注意：各培养单位请将学位档案材料与线装论文分别整理，按学生类型及学号顺序排放整齐！

2、博士、硕士毕业生个人正面免冠彩色照片一张（博士2寸\硕士1寸） ，培养单位统一放在照片卡袋内；

3、博士生论文答辩照片三张，背面书写“xxx与导师”、“xxx正在答辩”、“xxx与答辩委员会”。

4、刻有博士生论文答辩三张照片的光盘。

（二）档案材料的整理与立卷：

1、打印卷内目录：（1）在自己的系统中打印；（2）第一页目录，只填写形成时间、页码；（3）目录页不编页码；（4）目录后一页为第一页，顺序编页码，有字即是一页，正反面的算2页。

2、文件组卷：博士、硕士学位材料按人组卷，一人一卷。一般每卷不超过 200 页。

3、排序：博士、硕士研究生学位材料按照各自相应“卷内目录”的文件序号循序进行排序。

4、编码：按序排好后在材料每一文字页（有字页）的非装订线一侧下角，用铅笔顺次编写流水号（ 1、2、… ）直到最后一页，空白纸不标号，表决票每张标号,白纸不标，学位论文封面右下角接学位档案末页进行编号（仅标封面）。 编号完成与卷内目录核对页号是否一致（页号为此材料的起始号，系统自动生成，如果不一致则说明系统中自己页数填写错误或自己编号错误，请修改更正。）

5、填写卷内备考表：请点击 备考表.doc下载；立卷人（秘书签字）、审核人（分管领导签字），时间填好！此表按顺序附最后一页即可,不用编号。

6、填写卷皮：

案卷题名：山东大学2018-2019学年毕业 （本人姓名） 博士（硕士）学位申请书、学位论文等。

归档单位：临床医学院

起止时间：卷内文件最早时间 - 卷内文件最晚时间 如： 2019.03-2019.06

页号： 论文封面右下角铅笔编的流水号

装订：除学位论文外，其它材料按规范要求装订成册。方法是三孔一线，装订前应去掉文件材料上的金属钉（整个卷不允许有任何金属装订物）。三孔一线方法如图：

（三）学位档案规格与质量要求

1、凡归档的学位文件材料均应是原件。研究生学位论文打印原稿，必须是研究生及其导师亲笔签名的正本。

2、归档文件材料应字迹清晰，书写工整，用笔符合档案要求，即使用碳素、蓝黑墨水或毛笔。严禁使用铅笔、圆珠笔、红色或纯蓝色等。用笔不符合要求者，必须予以纠正。

3、归档文件材料应统一规格。

4、归档学位论文必须是线装本（论文另附不用装订在卷中）， 论文侧面下方“山东大学”下面用碳素笔写上自己的名字。

5、照片归档具体规格如下：

（1）博士、硕士毕业生个人正面免冠彩色照片一张（博士2寸、硕士1寸）；

（2）博士生论文答辩照片三张分别为：导师与学生合照、学生与全体答辩委员合照、学生本人答辩正面照。学生要求：每张照片背面用圆珠笔标明ⅹⅹⅹ与导师，ⅹⅹⅹ正在答辩，ⅹⅹⅹ与答辩委员），电子版刻光盘提交。每位博士纸质照片及光盘装一个信封，信封上书写学号、类型、姓名。

（四）必须核查以下归档材料及内容（见下表）

三、学位档案归档及学位证领取时间

各授位研究生请于2019年06月28日-2019年7月5日将学位档案材料报送至各培养医院教育科，归档工作完成后才可领取学位证书！不见档案不可发放学位证书！

四、特别提示:

1、归档涉及材料请至各培养医院教育科领取。

2、凡领回档案中一式两份的材料此次学位档案整理过程中仅装入一份，如在职资格审核简况表、报名表及学位审批书（或专业学位申请书）、成绩单（研究生院盖章的成绩单请务必归学位档案一份）等。剩余一份是归档于个人人事档案，请封存后交回人事关系所在单位。

3、学位论文务必要有本人及导师的签名。

4、请检查各自学位审批书（申请书）最后一页“学位证书编号”一栏是否填写及毕业审批书中“毕业证书编号”一栏是否填写，相关证书编号可在自己的研究生管理系统中查询。

 5、学位审批书或专业学位申请书  最后一页校学位评定委员会信息请按如下填写：

以上4、5  请务必按要求补充并填写，否则会导致个人档案信息不完整。

                                                                                                                临床医学院研究生办公室

                                                                                                                              2019年6月25日